Agentes intervinientes: Documentos


En términos generales diremos que los documentos son ficheros (pueden tener cualquier extensión, aunque los más habituales serán Doc, Docx y Pdf, aunque también se admiten ficheros comprimidos  ZIP y RAR) que se suben a través de esta plataforma, quedando a disposición de los Agentes o del Administrador de obra. 


No se admiten los ficheros ejecutables .EXE, por razones de seguridad. 

Aunque nuestra plataforma está dotada de antivirus, no podrá subir ni descargar este tipo de ficheros.


Como los documentos pueden ser enviados en modo bidireccional, usted como Agente podrá enviar documentos a su Administrador de obra. Y viceversa, es decir su Administrador de obra podrá enviarle documentos tanto generales (para todos los Agentes de la obra) como específicos (solamente a usted como Agente).


Una vez aclarados los conceptos anteriores, usted como Agente interviniente en el proceso constructivo de una obra, tendrá su Administrador de obra que le habrá proporcionado las credenciales, para poder acceder a su perfil de Agente. 

Si tiene varias obras y además son de diferentes Administradores de obra, las credenciales de acceso a su Perfil como Agente serán las mismas para todas sus obras.

Así pues, cuando acceda a su Perfil como Agente, verá todas sus obras reflejadas en una pantalla similar a la que se observa en la imagen:



Como puede observar en la imagen anterior, se muestra en la columna de la izquierda, un árbol explorador con sus obras y dentro de cada una de ellas figurará como Agente interviniente en la misma.

Lógicamente y por razones de Protección de datos, usted no verá al resto de Agentes intervinientes de ninguna de las obras en las que haya sido asignado. 


En la pantalla principal, al centro, verá igualmente los iconos de sus diferentes obras a modo de acceso rápido (da lo mismo acceder por aquí que por el menú de exploración de la izquierda). 


Vamos ahora a estudiar todas las funciones que puede realizar como Agente en las obras a las que haya sido asignado (ver imagen anterior):


  • Desde el apartado de Documentos, podrá acceder a los documentos de la obra, los cuales puede ser comunes o específicos:


    • Documentos comunes de la obra (son documentos a los que tendrán acceso todos los Agentes incluido usted). Como Agente, usted no puede subir documentos a este apartado. Solo los podrá subir su Administrador de obra.
    • Documentos específicos (son documentos a los que solo tendrá acceso usted como Agente). Como Agente, usted si que podrá subir documentos a este apartado.


  • Desde el apartado de Notificaciones, (que veremos en el item siguiente de esta ayuda) podrá acceder a las notificaciones de obra.


Vamos a mostrarle todas las posibilidades que se ofrecen para los Agentes, con relación a los documentos.


Documentos


A) Subir documentos a su Administrador de obra


Como Agente interviniente en el proceso constructivo de una obra, puede subir los documentos de varios modos:


1º- Modo general: Seleccionaremos desde el Listado de obras, y nos posicionaremos sobre el Agente (que será usted). Una vez seleccionado el Agente y desde la pantalla principal (ver imagen inferior), haciendo 'click' con el botón derecho del ratón, observaremos, como aparece un menú contextual que pone: Subir fichero.

Simplemente deberemos seleccionar el fichero que deseamos subir a través de la plataforma, y se subirá, para ponerlo a disposición del Agente correspondiente de la obra seleccionada.



A la hora como Agente de subir documentos, debe tener en cuenta dos aspectos importantes:


  • El primer aspecto es que usted como Agente puede estar en diferentes obras, por lo tanto cuando suba documentación para su Administrador, compruebe que la está subiendo desde la obra deseada, y no desde otra obra diferente.
  • El segundo aspecto es que usted como Agente, no podrá subir documentos a la obra, sino que solo podrá subir documentación a su Administrador de obra, por ello para subir un documento no debe situarse sobre la obra, sino sobre el Agente (es decir sobre el nombre suyo que aparece anidado en la obra deseada).


2º- Modo habitual: Normalmente cuando va a subir un documento, es porque su Administrador de obra se lo habrá solicitado o bien porque necesita su firma, etc. En estos casos habrá recibido un documento (ver imagen inferior), desde el cual haciendo click con el botón derecho del ratón sobre el mismo se mostrará un menú contextual, con varias opciones. Una de ellas es Subir fichero.


Así pues procediendo del modo descrito, igualmente podrá subir documentación a su Administrador de obra, en respuesta al documento inicialmente seleccionado. 




B) Acceso a los Documentos comunes de la obra. 


Puede acceder a los documentos comunes de la obra, posicionándose sobre la obra y haciendo click sobre la misma. 

De este modo en la ventana principal, se mostrarán todos los documentos  y podrá acceder a los documentos que con carácter general el Administrador de dicha obra, habrá subido.


Estos documentos serán los mismos para todos los Agentes de la obra. Se trata de documentación compartida de cualquier tipo (aunque normalmente serán doc, docx y pdf, podrán tener otras extensiones) que el Administrador de obra ha considerado que puede ser de interés para consulta de todos los Agentes. 


Por ejemplo podría ser el Plan de Gestión de Residuos o el Plan de Seguridad de la obra, o algún Aviso importante de obra, tal como se observa en la imagen siguiente.



Como puede observar, la relación de documentos, presenta varios estados, que nos permitirá ver la trazabilidad del mismo:


    • Leído
    • Modificado
    • Firmado
    • Aprobado 
    • Fecha de emisión


Además y tal como se observa en la imagen superior, haciendo click con el botón derecho del ratón sobre una obra, podrá:


    • Enviar una notificación a su Administrador de dichas obra.
    • Descargar toda su documentación como Agente interviniente de su obra. Le recomendamos que al menos cuando finalice sus actuaciones profesionales como Agente de una obra, se descargue y archive la documentación de la obra, por si necesitase en un futuro esta documentación.


Estos documentos comunes de obra, haciendo click directamente con el botón derecho del ratón sobre un documento cualquiera del listado que se ofrece, observaremos como se despliega el menú contextual, desde el cual solamente se le permitirá como Agente el Abrir dicho documento.

Lógicamente al tratarse de documentos de obra que son comunes para todos los Agentes intervinientes, no podrá hacer nada con ellos, solamente acceder a su lectura (tal como observa en la imagen siguiente).




C) Acceso a los Documentos específicos recibidos como Agente. 


Otra cosa diferente sucede con los documentos específicos como Agente.

En este caso, puede acceder directamente a los documentos específicos de la obra, posicionándose directamente sobre el Agente de la obra en cuestión y haciendo click sobre el mismo (como se observa en la imagen inferior). 

De este modo y tal como se observa, en la pantalla principal se muestran y podrá acceder a los documentos que con carácter específico el Administrador de dicha obra, habrá subido solo para usted.



Como puede observar y del mismo modo que sucedía con los documentos de obra, cada documento presenta varios estados, que nos permitirá ver la trazabilidad del mismo:


    • Leído
    • Modificado
    • Firmado
    • Aprobado 
    • Fecha de emisión


Además y tal como se observa en la imagen superior, haciendo click sobre el Agente, podrá:


    • Enviar una notificación a su Administrador de obra.
    • Descargar toda su documentación como Agente interviniente de su obra. Le recomendamos que al menos cuando finalice sus actuaciones profesionales como Agente de una obra, se descargue y archive la documentación de la obra, por si necesitase en un futuro esta documentación.


En el listado de los documentos a los que usted acceda como Agente, haciendo click directamente con el botón derecho del ratón sobre un documento cualquiera, observará como se despliega un menú contextual (el que se muestra en la imagen siguiente), y desde el cual y como puede observar, tendrá acceso a todas estas opciones:



    • Abrir el documento (si se trata por ejemplo de un documento en formato .txt, doc, docx, pdf, y algunas otras extensiones es posible abrirlos directamente desde la aplicación)
    • Enviar directamente una notificación a su Administrador de obra, relacionada con dicho documento
    • Subir un documento
    • Eliminar el documento
    • Marcar como Leído el documento
    • Marcar como modificado el documento
    • Marcar como firmado un documento
    • Marcar como aprobado un documento.